Política de Tratamiento de Datos Personales de ACTIORA

Versión 1.1 · 28 de septiembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

ACTIORA SpA, RUT 78.481.149-2, sociedad por acciones con domicilio en la comuna de Valdivia, Región de Los Ríos, República de Chile, representada legalmente por su gerenta general doña Natalia Andrea Rademacher Otero, RUT 15.530.306-9 (en adelante, «ACTIORA»).

Canal para el ejercicio de derechos y la presentación de solicitudes: contacto@actiora.cl.

ACTIORA no ha designado un delegado de protección de datos, por no exigirlo la ley a una organización de sus características. No obstante, el canal indicado precedentemente constituye la vía única y responsable de recepción y resolución de estas solicitudes.

2. Dos calidades distintas, según de quién sean los datos

Esta distinción determina ante quién debe dirigirse cada persona:

a) ACTIORA actúa como responsable respecto de los datos de quienes contratan y utilizan el servicio: nombre, correo electrónico, RUT, teléfono, antecedentes profesionales y datos de pago. La presente política los cubre íntegramente.

b) ACTIORA actúa como encargada de tratamiento respecto de los datos que un estudio incorpora a su espacio sobre sus clientes, contrapartes y causas. En esa hipótesis el responsable es el estudio, limitándose ACTIORA a procesar dicha información por cuenta de aquel, conforme a sus instrucciones y sin destinarla a fines propios.

Quien sea cliente de un estudio y desee ejercer derechos sobre la información que consta en su causa deberá dirigirse a ese estudio, a quien ACTIORA prestará la asistencia técnica que corresponda.

3. Datos tratados y titulares

Universo de titulares. Profesionales del derecho que utilizan el servicio —abogados, procuradores y personal de estudios— y, por su intermedio, las personas que figuran en sus causas: clientes, contrapartes y terceros.

Datos de cuenta. Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada, sin que persona alguna en ACTIORA pueda conocerla), nombre del estudio, ciudad, logotipo y colores institucionales. Tratándose de procuradores independientes: RUT, teléfono, comuna, calidad profesional, certificado que la acredita y reseña pública, en caso de optar por el directorio.

Datos de suscripción y pago. Plan contratado, número de asientos, historial de pagos, monto, fecha e identificador de cada operación.

Datos de las causas (respecto de los cuales el responsable es el estudio). Contactos, con su nombre, RUT, teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio de notificación, datos bancarios y anotaciones; carátula, materia, tribunal, RIT o ROL, etapa y resumen; bitácora de gestiones; agenda de actuaciones y plazos; recursos; documentos del expediente; honorarios, cuotas, gastos, aportes al fondo y rendiciones; comunicaciones al cliente; encuestas de satisfacción; y notificaciones del Poder Judicial reenviadas al sistema.

Datos de soporte. Los mensajes dirigidos a ACTIORA y su contexto.

Datos técnicos. Dirección IP, navegador, fecha y hora de acceso y registros de error, generados por la infraestructura.

Datos sensibles. Un expediente puede contener datos sensibles o relativos a infracciones. ACTIORA no los solicita ni los clasifica: corresponde al estudio determinar qué información incorpora y contar con la base de licitud que su tratamiento exige.

Origen de los datos. Provienen del propio titular, al registrarse, o del estudio que los incorpora a su expediente. ACTIORA no adquiere bases de datos ni recopila información de fuentes públicas con el objeto de enriquecer perfiles.

4. Finalidades y bases de licitud

ACTIORA no utiliza los datos de las causas para el entrenamiento de modelos, para fines publicitarios ni para la elaboración de perfiles comerciales, ni los comercializa bajo ningún título.

Decisiones automatizadas. ACTIORA no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos ni elabora perfiles. Los análisis efectuados mediante inteligencia artificial constituyen sugerencias que un profesional revisa y resuelve; el cómputo de plazos es un cálculo auxiliar sujeto a confirmación del profesional.

5. Comunicación de datos a terceros

Todos ellos actúan en calidad de encargados: solo pueden tratar los datos para la prestación de su respectivo servicio y se encuentran sujetos a deber de reserva.

Transferencia internacional. Los datos se alojan y procesan fuera del territorio nacional. A la fecha no existe declaración de nivel adecuado de protección respecto de dichos países, de modo que la transferencia se ampara en cláusulas contractuales que otorgan garantías adecuadas, suscritas con cada proveedor, conforme al artículo 27 letra b) de la ley.

Pagos. Los datos de la tarjeta son recibidos y custodiados por Mercado Pago. ACTIORA no accede ni almacena, en momento alguno, el número de la tarjeta.

6. Inteligencia artificial: información efectivamente remitida

• Análisis de un caso. Se remite la carátula, materia, partes, resumen, bitácora de gestiones, el listado de documentos del expediente, el contexto que redacte el profesional y el contenido íntegro de los documentos que el usuario marque en cada análisis (archivos PDF, imágenes y texto plano). El envío de documentos requiere que el administrador del Estudio lo haya autorizado expresamente en la configuración, autorización que queda registrada y es revocable en todo momento. Los documentos no marcados no se remiten. El usuario decide, en cada ocasión, qué documentos se envían. Los documentos se remiten tal como están, con los nombres, RUT, domicilios y demás datos que contengan, porque su contenido es precisamente lo que se analiza: ACTIORA no los depura, y hacerlo privaría de sentido al análisis. Por eso este envío depende de la autorización del Estudio y de la elección documento por documento, y se recomienda no marcar aquellos que contengan datos innecesarios para el análisis, en especial datos de salud, de niños, niñas y adolescentes u otros datos sensibles. Cuando el nombre de un documento sugiere ese tipo de contenido, la aplicación lo advierte antes de enviarlo. De cada análisis queda registro de qué documentos se remitieron, cuándo y por qué usuario, de modo que el Estudio pueda acreditarlo ante su cliente o ante la autoridad; ese registro se entrega a solicitud del Estudio.
• Jurisprudencia y normativa aplicable a un caso. Se remite la materia, el tipo de procedimiento, el tribunal, la cuantía, la calidad procesal de las partes sin sus nombres, el resumen, el análisis ya generado y el enfoque que indique el usuario. En esta función no se remite documento alguno, y el texto que sale es depurado previamente por ACTIORA: se reemplazan los nombres de las partes por su calidad procesal y se suprimen los RUT, las cédulas y pasaportes, los domicilios, los correos electrónicos y los teléfonos que aparezcan en el resumen, en el análisis o en el enfoque escrito por el usuario. Esta depuración reconoce los formatos habituales y no puede garantizarse respecto de un dato escrito de manera no estándar. Se instruye además al proveedor no incluir datos identificatorios en las búsquedas en internet que efectúa, las que se restringen a fuentes jurídicas determinadas.
• Consulta de normativa. Se remite únicamente la pregunta que redacte el usuario, sujeta a la misma depuración de RUT, domicilios, correos y teléfonos.
• Notificaciones del Poder Judicial. Se remite el asunto y el cuerpo íntegro del correo del tribunal, con el objeto de interpretarlo y proponer la gestión y el plazo que correspondan.
• Cada una de estas funciones se ejecuta a petición del usuario o, en el caso de las notificaciones, del reenvío que el propio Estudio configura.
• Constituye una ayuda y no una asesoría: el criterio y la responsabilidad profesional corresponden al abogado o procurador.

Tratamiento por parte del proveedor. Anthropic declara que no utiliza las entradas ni las salidas de sus servicios comerciales, que son los que ACTIORA emplea, para el entrenamiento de sus modelos, salvo autorización expresa del cliente. ACTIORA no otorga dicha autorización ni remite retroalimentación sobre el contenido de las causas. Según su documentación, el proveedor puede conservar entradas y salidas cuando la ley lo exige o cuando sus sistemas automáticos de seguridad las marcan, caso en el cual la conservación puede extenderse hasta por dos años.

Marca de procedencia. Los textos que genera la inteligencia artificial incorporan una marca de agua imperceptible, introducida por el proveedor en cumplimiento del Código de Buenas Prácticas de la Unión Europea sobre transparencia del contenido generado por inteligencia artificial, que permite estimar que ese contenido fue procesado por su sistema. Sobre ella conviene precisar:

• No identifica a nadie. Según el proveedor, la marca no contiene información identificatoria y no puede atribuirse a una persona, a una organización ni a una conversación determinada. No revela quién la generó ni a qué causa pertenece.
• No altera el texto. No agrega caracteres ocultos ni modifica el sentido o la lectura; tampoco encarece el servicio.
• Se conserva al copiar el texto a un escrito, informe o comunicación, y resiste las ediciones menores. Desaparece si el texto se reescribe por completo.
• Su detección no es pública. El proveedor mantiene la herramienta de detección en acceso restringido a organismos reguladores, investigadores y medios de comunicación, y su resultado es una probabilidad, no una certeza: solo indica que el sistema probablemente intervino en algún momento, sin distinguir qué parte del texto es suya.

ACTIORA no agrega ni suprime esta marca.

7. Plazos de conservación

• Cuenta activa: mientras se mantenga vigente la relación.
• Terminada la suscripción: 90 días corridos, destinados a permitir la exportación de la información o la reactivación de la cuenta. Cumplido dicho plazo, los datos se eliminan.
• Respaldos: el proveedor de base de datos conserva copias diarias correspondientes a los últimos 7 días, de manera que un dato eliminado puede subsistir en ellas hasta ese plazo antes de su supresión definitiva.
• Registros de pago: por el plazo que exige la normativa tributaria.
• Códigos de verificación de correo electrónico: 15 minutos.

El estudio puede descargar en cualquier momento un respaldo íntegro en formato Excel desde la sección Configuración.

8. Derechos del titular

Todo titular tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerse a determinados tratamientos y solicitar su portabilidad. Cuando la base de licitud sea el consentimiento —como ocurre con la ficha en el directorio—, podrá revocarlo en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad.

Ejercicio de los derechos. Debe dirigirse una solicitud a contacto@actiora.cl, individualizándose el solicitante. ACTIORA acusará recibo y se pronunciará dentro de 30 días corridos contados desde el ingreso de la solicitud, plazo que la ley permite prorrogar por una sola vez y hasta por 30 días corridos adicionales. La respuesta se entregará por escrito al correo electrónico o domicilio que el titular indique.

Reclamo ante la autoridad. Si la solicitud fuere rechazada o no se respondiere dentro de plazo, el titular podrá reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales, dentro de los 30 días hábiles siguientes.

9. Medidas de seguridad

• Aislamiento entre estudios, mediante reglas de seguridad a nivel de fila en la base de datos, de modo que un estudio no puede acceder a información de otro.
• Almacenamiento privado de documentos, accesibles solo mediante enlaces firmados que caducan en el plazo de una hora.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) en la totalidad de las comunicaciones.
• Contraseñas almacenadas cifradas, que ACTIORA no puede conocer ni recuperar, sujetas a una extensión mínima y a verificación contra bases públicas de contraseñas comprometidas.
• Sesiones de duración limitada, que expiran por transcurso del tiempo y por inactividad.
• Registro de accesos, que consigna los ingresos y los intentos fallidos, y que cada usuario puede consultar respecto de su propia cuenta.
• Respaldos periódicos de la base de datos, sin perjuicio del respaldo descargable por el propio estudio.
• Acceso del personal. ACTIORA no accede al contenido de las causas. Solo lo haría para resolver un problema técnico que le sea reportado y en la medida estrictamente indispensable.

10. Vulneraciones de seguridad

En caso de producirse una destrucción, filtración, pérdida o alteración de datos, o un acceso no autorizado, y existir riesgo razonable para los derechos de los titulares, ACTIORA reportará el hecho a la Agencia sin dilaciones indebidas y llevará registro de la vulneración, de sus efectos, de los datos y titulares afectados y de las medidas adoptadas.

Cuando la vulneración afecte datos sensibles, datos de niñas y niños menores de catorce años o datos económicos, financieros, bancarios o comerciales, ACTIORA comunicará además el hecho a los titulares afectados, en lenguaje claro, indicando qué datos se vieron comprometidos, las consecuencias posibles y las medidas adoptadas.

Si el hecho afectare datos de las causas de un estudio, se le comunicará de inmediato, por revestir este la calidad de responsable frente a sus titulares.

11. Secreto profesional

La información de las causas se encuentra amparada por el deber de secreto profesional del abogado. ACTIORA constituye una herramienta al servicio de ese deber: no divulga, comparte ni explota el contenido de los expedientes, y exige idéntica reserva a sus proveedores.

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a profesionales del derecho. Un expediente puede contener datos de menores de edad —por ejemplo, en causas de familia—, caso en el cual el responsable de su tratamiento es el estudio.

13. Modificaciones

ACTIORA publicará cada nueva versión de esta política con su número y fecha, y comunicará por correo electrónico aquellas modificaciones que revistan relevancia. Las versiones anteriores permanecerán disponibles para consulta.